公司电子邮件该如何得体地回应?

在日常交际活动中,礼仪文书占有十分重要的位置,它们统称为“仪柬”。礼仪文书讲究格式与规范,直接影响交际效果,是不容忽视的。那么今天,范姐就给大家讲一下使用仪柬的规范。

名 片
名片是最普遍、用量最大的一种“仪柬”。现如今,人们常用两种名片:一种是印有名字、联络电话、传真和地址、职衔的商务名片;另一种则只有名字和通讯方式。
具体到名片的功能,最常见的有两种:
一是用于会见。在普通的交际场合中,当你需要介绍自己时,就可以向对方送上你的名片,这是名片使用频率最高的场合。
二是用于求见。如果双方在见面之前,你没有事先打电话,就在拜访前在自己名片上加上“求见某某人”的字样,并由门卫人员传送,以示要求。当然,最正确的做法是首先打个电话,以示敬意。
作为名片的使用者,当你向别人介绍自己时,一顶要用双手向对方送上你的名片。如果向一大堆陌生人递交名片,不要漫无目的地散发,而是做到有选择、有层次,以便让你的名片最有效地发挥作用。
当你收到别人的名片后,也要认真地看一下再收起来,千万不要看都不看地放入口袋,或是顺手往桌上一扔。
使 用 传 真
在商务交往中,经常需要将某些重要的文件、资料、图表即刻送达身在异地的交往对象中。于是,传真便应运而生。但是面对来自各方面的传真,很多女性却不知道怎样处理,在这里我们就来谈谈正规传真的标准是什么。
首先,职场白领在利用传真对外通信联络时,本人或本单位所用的传真号码,应被正确无误地告知自己重要的交往对象。对于对方的传真号码,也必须认真地记好,为了保证万无一失,在有必要向对方发送传真时前,最好先向对方通报一下。这样既提醒了对方,又不至于发错传真。
其次,在发送传真时,要有必要的问候语与致谢语。发送文件、书信、资料时,更是要谨记这一条。此外,人们在使用传真设备时,最为看重的是它的时效性。
因此在收到他人的传真后,应当在第一时间内即刻采用适当的方式告知对方。需要办理或转交、转送他人发来的传真时,也不可拖延时间,耽误对方的要事。
使 用 电 子 邮 件
电子邮件可以说是当今最快捷的仪柬,但使用时要特别慎重,因为得当与否就在一键之间,一旦发出错误信息就无法挽回。
在使用电子邮件时,很多人喜欢使用“设置自动回复”的功能,如“感谢您的来信。我的电邮很多,但是我会认真阅读每一封邮件!如果方便,我会尽快回复。”
对于设置而言,也许认为自己在很礼貌地提醒对方,可能回复会比较慢,即便你是出于好意,还是会给人一种居高临下的印象。
名片、传真、电子邮件等仪柬,看似普通简单,其实也代表着公司或自己的另一种印象,无形中给自己的职场扮演着加分或减分的角色。
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分享 2017-07-05

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